چک لیست شرکت در نمایشگاه بین المللی
حضور در یک نمایشگاه بین المللی بزرگ، فقط اجاره کردن چند متر فضا و چیدن میز و صندلی نیست. این رویدادها مثل میدان مسابقهای هستند که برندها در آن برای جلب توجه مخاطبان و شرکای تجاری با هم رقابت میکنند. اگر از ماهها قبل برای تک تک جزئیات غرفه، هدایا، پرسنل و برنامههای تبلیغاتی نقشه نداشته باشید، سرمایه و وقتتان به راحتی هدر میرود. داشتن یک چک لیست دقیق و منظم، راهنمای مطمئنی است که کمک میکند بدون استرس و غافلگیری، تمام کارهای زمین مانده را به موقع سر سامان دهید و بیشترین بهره را از حضور خود ببرید.
چرا موفقیت در نمایشگاه بین المللی از ماهها قبل شروع میشود؟
ورود به سالنهای یک نمایشگاه بزرگ بدون برنامه قبلی، مثل پا گذاشتن به میدانی است که قوانین بازی را در آن نمیدانید.
خیلی از کسب و کارها فکر میکنند همه چیز به روز افتتاحیه و شلوغی سالن ختم میشود، در حالی که سنگ بنای یک حضور موفق، ماهها قبل از آن گذاشته شده است.
وقتی کارهای مهم مثل ثبت نام، اجاره فضا و هماهنگیهای اولیه به روزهای آخر موکول شوند، کیفیت کار افت میکند و هزینههای اضافی به مجموعه تحمیل میشود؛ بنابراین زمان بندی دقیق، اولین قدم برای جلوگیری از هدر رفتن بودجه است.
برنامه ریزی زمانی؛ از کجا بفهمیم چه ماهی برای رزرو غرفه مناسبتر است؟
انتخاب زمان درست برای ورود به یک رویداد بزرگ تاثیر زیادی روی دیده شدن برند شما دارد.
نمایشگاهها معمولا به دو دستهی تخصصی و عمومی تقسیم میشوند و هرکدام مخاطبان خاص خود را دارند. رویدادهای تخصصی میزبان همکاران، سرمایه گذاران و مشتریان حرفهای هستند، نمونههای عمومی بیشتر برای ارتباط مستقیم با مصرف کننده نهایی طراحی شدهاند.
شناخت دقیق ماهیت این رویدادها به شما کمک میکند تقویم کاری خود را طوری تنظیم کنید که حضور در نمایشگاه بیشترین بازدهی را برایتان به همراه داشته باشد. اگر زمانبندی رزرو فضا را به تعویق بیندازید، بهترین موقعیتهای سالن را از دست میدهید.
طراحی و آمادهسازی هویت بصری غرفه؛ چطور در نگاه اول متمایز شویم؟
وقتی بازدیدکنندگان وارد سالن شلوغ نمایشگاه میشوند، غرفه شما فقط چند ثانیه فرصت دارد تا نگاه آنها را به خود جلب کند.
استفاده از المانهای بصری یکپارچه، نورپردازی حرفهای و طراحی مینیمال، تاثیر مستقیمی روی میزان بازدیدکنندگان دارد.
آمادهسازی اقلام بصری غرفه مثل استندها و پاپ آپها باید حداقل یک هفته قبل از افتتاحیه تمام شود. برای اطمینان از کیفیت خروجی رنگها (CMYK) و ماندگاری متریالها، پیشنهاد میکنیم اجرای پروژههای محیطی خود مانند چاپ بنر را به مجموعههای تخصصی مثل تیم گرافیک بسپارید تا خیالتان از بابت زمان بندی تحویل راحت باشد.
مدیریت بودجه و هزینههای غرفه سازی و تجهیزات
کنترل هزینهها در پروژههای نمایشگاهی کار سادهای نیست.
بسیاری از مدیران فقط هزینهی اجارهی فضای غرفه را محاسبه میکنند و غافل از هزینههای جانبی مانند حمل و نقل تجهیزات، ساخت دکور، پذیرایی و اقلام تبلیغاتی میشوند. این بیتوجهی ناگهان بودجهی کل پروژه را با کسری مواجه میکند.
شفافسازی هزینهها از همان ابتدا و در نظر گرفتن یک بخش جداگانه برای هزینههای پیشبینینشده، جلوی بسیاری از استرسها و تصمیمهای شتابزده را میگیرد. برنامهریزی مالی دقیق یعنی جلوگیری از هدر رفتن منابع مالی و سرمایهگذاری سودآور است.
آموزش تیم فروش و چیدمان پرسنل؛ چه کسانی باید پشت کانتر بایستند؟
حتی اگر زیباترین غرفه و بهترین محصولات را داشته باشید، برخورد اشتباه پرسنل تمام تلاشهای شما را به باد میدهد.
افرادی که در غرفه حضور پیدا میکنند، نماینده مستقیم هویت و اعتبار برند شما در برابر مخاطبان و همکاران هستند.
آموزش دادن به پرسنل برای نحوهی درست ارتباط برقرار کردن، گوش دادن به نیاز مشتری و معرفی مختصر محصولات، نقش مهمی در موفقیت نهایی دارد. پرسنل باید با حوصله و انرژی مثبت به سوالات پاسخ بدهند و از رفتارهای بیحوصله یا سرگرم شدن با گوشی موبایل به شدت دوری کنند، چون این رفتارها تصویر منفی در ذهن مخاطب میسازد.
بازاریابی محتوایی و ابزارهای دیجیتال برای جذب بازدیدکنندگان
فقط نشستن منتظر ورود مشتری به غرفه، دیگر روش کارآمدی نیست.
برای اینکه در هیاهوی سالنهای شلوغ گم نشوید، باید از چند روز قبل از شروع رویداد، حضور خود را از طریق کانالهای دیجیتال به گوش مخاطبان برسانید. ارسال پیامهای یادآوری، انتشار پستهای اختصاصی در شبکههای اجتماعی و دعوت از مشتریان کلیدی برای بازدید از غرفه، ترافیک ورودی شما را چند برابر میکند.
استفاده از ابزارهای آنلاین مانند فرمهای دیجیتال برای ثبت نام یا دادن کدهای تخفیف ویژه در همان محل نمایشگاه، ارتباط مداوم شما را با مخاطب حفظ میکند و کمک میکند بعد از تمام شدن رویداد هم بتوانید به راحتی با آنها در تماس باشید.
پیگیری بعد از نمایشگاه؛ چگونه سرنخها را به مشتری وفادار تبدیل کنیم؟
زمانی که در غرفه که بسته میشود و چراغهای سالن خاموش میشوند، کار اصلی تیم بازاریابی و فروش تازه شروع خواهد شد.
بسیاری از کسب و کارها تصور میکنند با جمع آوری تعداد زیادی کارت ویزیت و بروشورهای امضا شده، کارشان به پایان رسیده است؛ در حالی که رها کردن این اطلاعات ارزشمند در کشوی میز، بزرگترین خطایی است که میتوانید مرتکب شوید. بازدید کنندهای که امروز در میان شلوغی نمایشگاه از غرفهی شما دیدن کرده و فرم اطلاعات پر کرده است، منتظر یک واکنش سریع و حرفهای از سمت شماست.
اگر پیگیریها را بیش از حد طول بدهید، شور و اشتیاق اولیه مشتری فروکش میکند و نام برند شما به دست فراموشی سپرده میشود. برنامه ریزی برای تماسهای تلفنی، ارسال پیامهای شخصی سازی شده و یادآوری پیشنهادهای ویژهای که در نمایشگاه مطرح شده بود، سرنخهای سرد را به خریداران وفادار تبدیل میکند. ثبت دقیق تمام جزئیات گفتگوها در این مرحله، بنای اصلی برای موفقیت در رویدادهای سالهای آینده را میسازد.
جمع بندی
حضور در یک نمایشگاه بین المللی فرصتی طلایی برای جهش برند و پیدا کردن شرکای تجاری جدید است، اما این مسیر بدون داشتن نقشه راه و برنامه ریزی دقیق به نتیجه نمیرسد. از انتخاب زمان مناسب و طراحی حرفهای اقلام بصری گرفته تا آموزش پرسنل و پیگیریهای بعد از رویداد، تک تک این مراحل دست به دست هم میدهند تا سرمایه گذاری شما به بار بنشیند. رعایت این نکات و نظم در اجرا، تفاوت اصلی بین یک حضور معمولی و ساختن جایگاهی ماندگار در بازار است.
